Barceló Hotel Group ha confiado en Altia, compañía tecnológica que crea soluciones digitales para organizaciones de todo el mundo, el proceso de automatización de su sistema de reservas hoteleras en España. El proyecto, que se inició en enero de 2022, cuenta en la actualidad con 18 turoperadores integrados en 25 hoteles en España, y se prevé extender el servicio a otras regiones.
El proyecto de automatización de reservas hoteleras ha permitido a Barceló Hotel Group ganar en calidad de la información, en optimización del tiempo y en productividad al permitir destinar los recursos y a las personas a tareas de mayor valor e impacto en el negocio.
“Los resultados que hemos obtenido con la automatización del proceso de reservas de la mano de Altia han sido muy buenos. Es un proyecto que ha tenido una peculiaridad, y es que ha nacido de abajo hacia arriba cuando lo normal es al revés; y esto nos ha permitido tener visibilidad de las necesidades”, ha dicho Jaume Comas, Director Sistemas EMEA en Barceló Hotel Group. “Con la automatización hemos conseguido optimizar el tiempo y los procesos para tener a las personas dedicadas a tareas que aporten valor y no a la introducción de datos”, ha destacado.
Un proyecto en escala
Altia y Barceló Hotel Group arrancaron la iniciativa en enero de 2022 con la puesta en marcha de un proyecto piloto en el hotel Occidental Jandía Playa, en Fuerteventura, que tiene una capacidad superior a las 400 habitaciones y con un volumen de gestión diaria de reservas elevado. En marzo del mismo año, se incorporó al proyecto el hotel Occidental Jandía Mar, también en Fuerteventura, y a partir de ahí se fueron ampliando a otros hoteles de la cadena hotelera en Andalucía y resto de España.
La automatización de reservas se realiza en aquellos hoteles en los que se trabaja con el software de gestión hotelera QuoHotel, y ha permitido eliminar la introducción manual de los datos de las reservas que no pasan por los canales integrados con el CRS, que suponía un tiempo aproximado de tres minutos por reserva. Con la automatización, la introducción de datos se realiza al instante, permitiendo tener actualizadas las reservas en tiempo real y minimizando un posible overbooking. El proceso automatizado supone agilizar las ventas y saber en todo momento cuál es el estado en tiempo real de las reservas.
“Si miramos el acumulado del año pasado a cierre de ejercicio mientras estábamos en proceso de implantación gradual y parcial, llegamos a las 40.000 reservas confirmadas; este año, a cierre de octubre, llevamos recuperadas más de 100.000 reservas gracias a esta automatización”, ha detallado Jaume Comas.
“El proyecto nos ha supuesto un reto hasta ahora desconocido, dado que la idiosincrasia de Barceló Hotel Group implica que cada hotel es decisor de su participación en el proyecto, en contraposición a otras grandes cadenas hoteleras con las que hemos trabajado, que centralizan en departamentos de backoffice o centrales de reservas todas las integraciones. Sin embargo, el liderazgo de la Dirección de IT de Barceló Hotel Group coordinando todo el proyecto, así como la experiencia de nuestros consultores para adecuarse a dicha situación, nos ha permitido concluir de manera satisfactoria esta primera fase del proyecto con unos números y un retorno de inversión para el cliente que está superando las expectativas iniciales”, comenta Óscar Muñoz, Gerente de Cuentas de Altia.
La tecnología detrás del éxito
La Plataforma de Integración de Reservas de Altia es un software en modo SaaS que, actuando de manera similar a un RPA (Robotic Process Automation), permite automatizar tareas de introducción manual de reservas en el PMS o CRS de las cadenas hoteleras.
La plataforma también tiene una parte de gestión documental, almacenando en la nube de Altia todas las reservas procesadas en formato PDF, independientemente de si el origen de la comunicación de la reserva es mail o web. Por ello, se puede utilizar para complementar o alimentar otros sistemas del cliente aportando mayor información del ciclo de vida de la reserva. Al actuar como un repositorio documental en la nube, todos los documentos estarán accesibles on-line de manera inmediata y podrán ser consultados desde sistemas externos (ERP, PMS, etc.).
Un proyecto con la plataforma de integración de reservas de Altia que implique automatizar canales de touroperación que comunican las reservas vía mail o extranet sería totalmente complementario a un Channel Manager que tenga contratado el cliente, o con otras integraciones directas que ya tenga desarrolladas, ya que permite una integración inmediata de cualquier canal sin necesidad de depender de terceros. La integración se haría directa contra el PMS o CRS corporativo de manera ágil y rápida.
